• Jaki jest cel wdrożenia procedury wewnętrznej?
• Kim jest sygnalista?
• Czym jest zgłoszenie wewnętrzne/zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne?
• W jaki sposób można dokonywać zgłoszeń wewnętrznych w Canexpol Sp. z o.o.?
• Co dzieje się po dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego?
• Co daje mi status sygnalisty?
• Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych
• Informacje końcowe

Jaki jest cel wdrożenia procedury wewnętrznej?

Procedura ma na celu zapewnienie ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa oraz zapewnienie efektywności ich wykrywania i podejmowania działań w celu ich eliminowania. 

Procedura nie wyłącza zastosowania innych procedur obowiązujących w Canexpol mogących mieć związek ze zgłaszaniem naruszeń pracy (np. polityki antymobbingowej, obowiązującej w zakładzie pracy). 

⚠️ Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem, lub mające na celu obejście prawa, dotyczące między innymi: wolności i praw człowieka i obywatela, korupcji, handlu ludźmi, prawa pracy, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, czy konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela. Pełen katalog naruszeń prawa zawiera art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która w kontekście związanym z pracą w danym podmiocie (w tym przypadku – w firmie Canexpol) uzyskała informację o naruszeniu prawa oraz dokonała zgłoszenia (wewnętrznego/zewnętrznego) lub ujawnienia publicznego.

Sygnalista podlega ochronie prawnej, określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

ℹ️ W świetle art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalistami mogą być: pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie prawnej niż stosunek pracy (np. umowy cywilnoprawne), przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej, lub jednostki organizacyjnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, wolontariusz, praktykant, funkcjonariusze i żołnierze.

Do grona sygnalistów zalicza się również osoby, które nie nawiązały jeszcze stosunku pracy/współpracy  (np. kandydatów w procesie rekrutacji) oraz zakończyły zatrudnienie/współpracę (np. byłych pracowników i członków organów zarządzających, dostawców, podwykonawców). 

Czym jest zgłoszenie wewnętrzne/zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne?

Po uzyskaniu informacji o naruszeniu prawa, sygnalista może dokonać:

• Zgłoszenia wewnętrznego – czyli przekazać firmie Canexpol Sp. z o.o. informację o naruszeniu prawa w formie ustnej lub pisemnej, na warunkach opisanych w niniejszej Procedurze.  
• Zgłoszenia zewnętrznego – czyli przekazać informację o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo właściwemu dla sprawy organowi publicznemu. Procedury zgłoszeń zewnętrznych określane są przez ww. podmioty publiczne.
• Ujawnienia publicznego – czyli podać informację o  naruszeniu prawa do publicznej wiadomości. Szczegółowe warunki dokonywania ujawnienia publicznego są określone w Rozdziale 5 ustawy o ochronie sygnalistów. Należy przy tym podkreślić, że zgodnie z uzasadnieniem rządowym do ustawy o ochronie sygnalistów, „ujawnienie publiczne nie jest pożądanym zachowaniem, a sytuacją, która powinna mieć charakter wyjątkowy”.

W jaki sposób można dokonywać zgłoszeń wewnętrznych w Canexpol Sp. z o.o.? 

Krok 1

•  Pamiętaj o przygotowaniu się.

Jeżeli masz informację o naruszeniu, w pierwszej kolejności zbierz dane i dowody na temat tego zdarzenia. Zgłoszenie powinno bowiem dotyczyć informacji, co do których istnieją uzasadnione podstawy uznania ich za wiarygodne. W toku rozpatrywania Twojego zgłoszenia, osoba wyznaczona do jego rozpatrzenia może zwrócić się z prośbą o przedstawienie dodatkowych wyjaśnień.

W ramach przygotowania, zadbaj również o siebie. Mimo przysługującej sygnaliście ochronie prawnej, dokonanie zgłoszenia może bowiem wywoływać stres, czy obawy przed działaniami odwetowymi. Z tej przyczyny zadbaj o swój komfort pracy/współpracy i samopoczucie. Pamiętaj, że celem dokonywania zgłoszenia jest wyeliminowanie ewentualnych naruszeń prawa w firmie Canexpol Sp. z o.o. Dokonując zgłoszenia zwracasz uwagę na problem istniejący w danej organizacji i możesz realnie przyczynić się do jego wyeliminowania. Firma Canexpol Sp. z o.o. nie będzie wyciągać wobec Ciebie negatywnych konsekwencji z tej przyczyny, że dokonujesz zgłoszenia na temat faktów, o których dowiedziałeś się w związku z pracą/współpracą. 

 Krok 2

• Opracuj treść zgłoszenia wewnętrznego. Zadecyduj czy chcesz dokonać zgłoszenia anonimowo.

Twoje zgłoszenie powinno zawierać co najmniej dane sygnalisty, tj. imię, nazwisko oraz adres korespondencyjny sygnalisty lub adres poczty elektronicznej, opis zdarzenia, w miarę możliwości z podaniem danych o czasie i miejscu jego wystąpienia, przytoczeniem informacji o jego przebiegu oraz osobach uczestniczących/będących jego świadkami. Wraz ze zgłoszeniem możesz przedstawić dowody potwierdzające Twoje zgłoszenie, bądź informacje o tym kto/gdzie takie dowody mogą Twoim zdaniem się znajdować. Do zgłoszenia wewnętrznego należy skorzystać z Formularza stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.

 Krok 3

• Złóż zgłoszenie wewnętrzne.

 Zgłoszenie wewnętrzne możesz złożyć:

1. osobiście (po wcześniejszym uzgodnieniu terminu telefonicznie/mailem), 
2. telefonicznie (nr tel 29-645-76-45),
3. w drodze pisemnej, za pośrednictwem poczty elektronicznej [canexpol@canexpol.pl], korespondencyjnie na adres: Canexpol Sp. z o.o., ul. Kolejowa 25, Komorowo, 07-310 Ostrów Maz. z dopiskiem: „Zgłoszenie nieprawidłowości” 
4.  u osoby wyznaczonej do przyjmowania zgłoszeń (art. 26 ustawy o ochronie sygnalistów). 

Zgłoszenie dokonywane w formie ustnej jest dokumentowane w formie protokołu spotkania/rozmowy telefonicznej. Sygnalista może sprawdzić, poprawić i zatwierdzić taki protokół przez jego podpisanie.

Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych w firmie Canexpol Sp. z o.o. jest: Magdalena Łupińska.

Co dzieje się po dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego?

• Z chwilą dokonania zgłoszenia wewnętrznego uzyskujesz status sygnalisty – o czym dowiesz się więcej w kolejnym punkcie.
• W terminie 7 dni po dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego otrzymasz potwierdzenie jego przyjęcia na podany przez siebie adres do kontaktu – jeżeli nie podasz danych do kontaktu to nie otrzymasz żadnego potwierdzenia.
• Twoje zgłoszenie zostanie przeanalizowane pod kątem prawdziwości zawartych w nim informacji, a następnie zostaną podjęte stosowne działania w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia. Takie czynności, polegające na analizie zgłoszenia oraz podejmowaniu czynności przeciwdziałających naruszeniom, nazywane są zbiorczo w ustawie o ochronie sygnalistów działaniami następczymi. 

Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.

ℹ️ Przykłady działań następczych zostały wymienione w art. 2 pkt 1) ustawy o ochronie sygnalistów. Zalicza się do nich chociażby: postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, postępowania administracyjnego, czy sądowego. Rodzaj podjętych działań następczych może różnić się w zależności od przedmiotu zgłoszenia wewnętrznego.

ℹ️ W toku działań następczych, osoba wyznaczona do ich podejmowania może zwrócić się do sygnalisty, osób powiązanych ze sprawą (np. świadków zdarzeń), bądź innych osób mających wiedzę potrzebną do rozpatrzenia zgłoszenia o udzielenie wyjaśnień, czy przedstawienie dowodów/informacji na jej temat. Może także skierować sprawę do właściwego organu wewnętrznego/zewnętrznego w celu podjęcia dalszych działań.

 ℹ️ Osoba wyznaczona do podejmowania działań następczych jest zobowiązana zachować bezstronność i najwyższą staranność przy rozpatrywaniu zgłoszeń wewnętrznych. Zachowuje w tajemnicy wszystkie informacje, które uzyskała w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych. Obowiązek zachowania tajemnicy obowiązuje także po ustaniu sprawowania tej funkcji i ustaniu zatrudnienia/współpracy z Canexpol Sp. z o.o.

• Po zakończeniu działań następczych zostaniesz poinformowany o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia i podjętych środkach zaradczych. Taką informację otrzymasz najpóźniej w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, na podany przez siebie adres kontaktowy.

Jeżeli wcześniej nie otrzymałaś, albo nie otrzymałeś potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, wówczas maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej o sposobie załatwienia sprawy otrzymasz w terminie 3 miesięcy po upływie 7 dni licząc od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Jeżeli nie podasz żadnego adresu do kontaktu to nie otrzymasz powyższej informacji.

• Twoje zgłoszenie zostanie umieszczone w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych. 

Administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń jest firma Canexpol Sp. z o.o. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Co daje mi status sygnalisty?

Z chwilą dokonania zgłoszenia uzyskujesz status sygnalisty – co oznacza, że przysługuje Ci ochrona prawna przewidziana w Rozdziale 2 ustawy o ochronie sygnalistów, w tym w szczególności zakaz podejmowania wobec sygnalisty działań odwetowych (w tym prób lub gróźb zastosowania takich działań). Taka ochrona obejmuje także osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą (np. współpracownika, osobę najbliższą).

Ochrona przysługuje pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie jego dokonywania i że stanowi informację o naruszeniu prawa. 

ℹ️ Przykładami działań odwetowych mogą być na przykład: odmowa/rozwiązanie stosunku pracy/współpracy, pozbawienie funkcji, nałożenie kary porządkowej, obniżenie wysokości wynagrodzenia, pominięcie/odmowa przyznawania innych świadczeń/ uprawnień, pominięcie przy awansowaniu, kierowaniu na szkolenia, niekorzystna zmiana warunków pracy/współpracy, stosowanie mobbingu, dyskryminacji, czy naruszenie dóbr osobistych. Sygnalista, osoba pomagająca w dokonywaniu zgłoszenia, bądź powiązana z sygnalistą, wobec których dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia, o których mowa w art. 14 ustawy o ochronie sygnalistów.

Dane osobowe, pozwalające na ustalenie Twojej tożsamości jako sygnalisty, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że wyrazisz na to zgodę. Osoby nieupoważnione nie będą miały dostępu do informacji objętych zgłoszeniem, w tym danych o osobach dokonujących zgłoszenie, osobach wskazanych w treści zgłoszenia, bądź których zgłoszenie dotyczy, choć nie zostały wskazane.

Wyjątkiem od tej ochrony będzie także sytuacja, gdy ujawnienie danych osobowych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne, postępowaniami przygotowawczymi, postępowaniami sądowymi. W takich przypadkach, przed dokonaniem ujawnienia danych osobowych, ww. organy publiczne są jednak obowiązane powiadomić o tym fakcie sygnalistę na mocy art. 8 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów. 

Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych

Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego, właściwego dla danej sprawy. Zgłoszenie zewnętrzne można dokonać po dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego, a nawet z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Dane kontaktowe oraz szczegółowe informacje w przedmiocie dokonywania zgłoszeń zewnętrznych zostaną umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej RPO (https://brpo.gov.pl) oraz właściwych organów publicznych (np. Państwowej Inspekcji Pracy, Państwowej Inspekcji Sanitarnej).

Informacje końcowe

Niniejsza Procedura obowiązuje od dnia 25 września 2024r., a co najmniej na 7 dni przed tym terminem Canexpol Sp. z o.o. poinformuje osoby pracujące/współpracujące o jej treści. Stosowaną formą podania jest prezentacja na tablicy ogłoszeń, publikacja na Intranetowym portalu pracowniczym, na stronie internetowej oraz w formie papierowej w Dziale Kadr/ Administracji. 

Osobie ubiegającej się o pracę, bądź współpracę z Canexpol Sp. z o.o. na jakiejkolwiek podstawie prawnej, przekazuje się niniejszą Procedurę wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Ponadto Procedura została skonsultowana z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym w Regulaminie wyborów przedstawiciela pracowników w firmie Canexpol Sp. z o.o.

 Załącznik nr. 1 znajduje się pod linkiem: https://canexpol.pl/Zalacznik-nr-1.pdf